Connaissez vos chiffres : créez des KPI efficaces pour votre entreprise

Marshall Atkinson souligne l'importance de créer et de comprendre des KPI efficaces pour votre entreprise. Il détaille également quels KPI sont importants à mesurer et comment mettre en œuvre ces KPI.

Au cours de votre carrière, vous avez probablement lu, regardé ou écouté quelqu'un détaillant l'importance des KPI ou « indicateurs de performance clés ». Environ dix minutes après le début de ce dont ils parlaient, vous avez commencé à vérifier votre téléphone, vos e-mails, vos réseaux sociaux ou tout autre chose, mais à vous concentrer sur ce que la personne essayait de communiquer.

Des KPI ? Nombres? Mathématiques?

Ennuyeux! Je veux dire… allez. Notre entreprise se porte très bien. Nous avons connu du succès sans aucune de ces absurdités en matière de KPI. Pourquoi commencer maintenant ?

Parce que le bruit de succion que vous entendez, ce sont les profits qui s’envolent par la fenêtre. Même si vous avez réussi sans vous soucier de vos indicateurs KPI, cela ne garantit pas votre succès futur. Et n’oublions pas que vous pourriez laisser un sac rempli d’argent liquide non saisi dans votre entreprise parce que vous ne faites pas le travail nécessaire pour le récupérer.

Voici ce que je veux dire. Un « indicateur clé de performance » est tout ce qui est important dans votre entreprise. Vous voulez garder une trace de cela car si quelque chose est important, vous voulez vous assurer de toujours obtenir le niveau maximum d’efficacité. Cependant, si cela n’a pas encore été défini, comment savez-vous que vous travaillez à pleine capacité et que vous n’avez pas de potentiel latent ?

Cet article concerne la définition de ces opportunités, la mise en œuvre d'un système et la garantie de son fonctionnement.

Comprendre les meilleures mesures

Quelles sont les choses les plus importantes sur lesquelles vous gardez constamment un œil attentif dans votre entreprise ? Ventes? Production? Satisfaction du client? Précision de la commande ? Combien de minutes ce gars de la production passe-t-il chaque jour aux toilettes ?

Il existe des centaines, voire des milliers de choses que nous pourrions mesurer dans n’importe quelle entreprise. Mais il suffit de quelques clics pour faire une différence de niveau supérieur. Lorsque vous considérez quelque chose d’aussi important, qu’est-ce qui le pousse au succès ou à l’échec ?

Par exemple, prenons probablement le plus courant, les ventes. Bien sûr, vous pouvez définir un objectif de revenus principal. Mais qu’est-ce qui motive cela ? Pouvez-vous décomposer cela en mathématiques faciles à comprendre pour savoir quotidiennement si vous atteindrez cet objectif de vente ?

Disons que vous souhaitez atteindre un objectif de vente de 1 000 000 $. Si le montant moyen de votre commande est de 1 500 $, vous pouvez l’utiliser pour déterminer un KPI facile à lire.

1 000 000 $/1 500 $ = 666,6 commandes par an. Rassemblons-le et appelons-le 667.

667/12 mois = 55,58 commandes par mois. Arrondissons et appelons-le 56.

56/4 semaines = 14 commandes par semaine.

14/5 = 2,8 commandes par jour. Arrondissons et appelons-le 3.

Par conséquent, si votre entreprise clôture 3 commandes par jour avec une valeur de vente moyenne de 1 500 $, vous atteindrez facilement votre objectif de revenus de 1 000 000 $.

Revenez sur vos efforts de vente d’hier. Avez-vous clôturé au moins trois commandes d'une valeur de 1 500 $ ? Si non, quels changements apportez-vous pour atteindre ce petit objectif quotidien ?

Autres exemples

Bien sûr, ce n'est qu'un exemple. Le KPI qui compte le plus pour vous peut concerner le temps de production, la formation des employés, les taux de défauts ou tout autre point de données important permettant de signaler facilement le succès ou l'échec.

Plus que tout, vous souhaitez que vos KPI soient pertinents. Il ne sert à rien de suivre et de mesurer les données si vous ne faites rien avec les informations. Une fois que vous disposez de l’information, commencez à l’utiliser comme signal de changement. Comme le dit mon bon ami Mark Coudray : « Seules trois choses peuvent arriver, et deux d’entre elles sont mauvaises. Les choses vont s'améliorer. Les choses vont empirer. Ou alors, les choses vont rester les mêmes.

Lorsque vous commencez à approfondir les chiffres des KPI, cela peut vous indiquer la possibilité d’améliorer d’autres domaines d’activité.

Des opportunités devant vous

Disons que vous commencez à mesurer les temps d'arrêt de votre production. Il s’agit du temps de la journée de travail non consacré à l’impression. Lorsque vous imprimez, vous gagnez de l’argent. Lorsque vous n’imprimez pas, vous dépensez de l’argent. Les temps d’arrêt peuvent coûter cher, c’est donc un KPI fantastique à suivre.

En raison du nouvel intérêt porté aux KPI relatifs aux temps d'arrêt, votre équipe a commencé à rechercher la cause profonde des temps d'arrêt de production. Il s’agit surtout d’attendre les choses. En attente que l'encre soit mélangée. En attente sur les écrans pour être préparé. En attente d'inventaire pour être compté et mis en scène. En attente de l'approbation du responsable pour exécuter un travail.

Les calculs derrière leur hypothèse leur donnent raison, montrant que plus de 60 % des temps d'arrêt du magasin sont dus à l'attente de quelque chose. Pour corriger cela, l'équipe lance dès aujourd'hui une « chasse au trésor » pour trouver tout ce qui est nécessaire à la production de demain. Cela nécessite une réorganisation, une formation et des changements de processus, mais ils le font.

Grâce à cet effort, la production augmente, les coûts diminuent et la satisfaction des employés et des clients augmente.

Parce que deux choses se sont produites : quelque chose a été mesuré, et cela a conduit à un changement. Les améliorations ont été validées car les KPI ont prouvé que l'idée fonctionnait.

Quels KPI mesurer ?

Vous pensez toujours que les KPI sont ennuyeux et une perte de temps ? Si vous le faites, je suis sûr que vos concurrents seront heureux.

Mais si vous souhaitez approfondir ce sujet, explorons comment déterminer les KPI que vous souhaiterez peut-être mesurer.

Tout d’abord, examinons cela sous deux angles. Qu’est-ce qui est cassé ou doit être amélioré ? Et qu’est-ce qui est important et nécessaire pour continuer à fonctionner avec succès ? Vous pouvez créer des mesures KPI autour de l’une ou l’autre de ces idées, mais les deux seraient probablement importantes.

La meilleure façon d’y parvenir est de rassembler votre équipe et de discuter. J'ai appris au fil des années que si l'on veut connaître la réalité réelle d'une entreprise, il faut sortir de son bureau et interroger les gens qui font le travail. Croyez-moi, ils ont une opinion.

Comme votre objectif est de faciliter leur travail, d’améliorer votre produit, de réduire les coûts et d’augmenter les profits… c’est une activité précieuse. Utilisez un tableau blanc ou un grand chevalet avec un bloc-notes. Réfléchissez avec votre équipe aux indicateurs importants à mesurer et à analyser et à ce qui les alimente.

À la fin de l’exercice, vous souhaitez énumérer les points importants concernant l’entreprise qui maintiennent l’entreprise en bonne santé. « Si ces choses ne fonctionnent pas correctement, nous sommes condamnés. »

Et pour chacun d’eux, déterminez comment le succès peut être mesuré. Quoi et comment allez-vous mesurer quelque chose, et qu'est-ce qu'un nombre réussi ?

Définir les éléments importants au format OKR

Un moyen simple de définir le succès consiste à répertorier chaque point crucial dans le format OKR. OKR signifie « Objectif, résultat clé ». Cela signifie : « Voici ce que nous voulons, et voici le résultat positif de cela. »

En reprenant notre exemple de ventes précédent, si l'objectif est d'avoir une moyenne quotidienne de trois ventes par jour, avec un total de ventes d'au moins 1 500 $, alors l'objectif de revenus de 1 000 000 $ sera atteint.

La prochaine étape consiste à voir si vous pouvez comprendre ce qui contribue à ce succès. Combien de devis quotidiens devez-vous envoyer pour conclure trois ventes ? Si la valeur moyenne des commandes est de 1 500 $, quel type de client dépense ce montant ? Concluez-vous plus de ventes par référencement ou par démarchage téléphonique ?

C'est là que le vrai travail commence. Énoncez vos objectifs, définissez ce qui est important, définissez un numéro de KPI cible, puis mesurez et testez les résultats.

N'oubliez pas que vous devez impliquer votre équipe dans tous les aspects de ce voyage. Après tout, ce sont eux qui se briseront le dos en essayant d’y parvenir.

Mise en œuvre des KPI

Disons que vous et votre équipe vous êtes rencontrés et avez défini votre premier ensemble de KPI à utiliser. La prochaine étape consiste à mettre en œuvre l’étape de collecte de données pour évaluer le succès.

Vous voulez rendre cela aussi simple que possible. Si vous pouvez automatiser la collecte de données sans qu’une personne fasse le travail, c’est mieux. Cependant, cela n'est pas toujours possible. Si un membre de l’équipe doit consacrer du temps et des efforts au suivi de quelque chose, facilitez-lui la collecte des données. Simplifiez les choses autant que vous le pouvez et donnez-leur les outils nécessaires pour réussir.

Vous devez assurer un suivi fréquent avec une formation et une assistance pour garantir que les données sont collectées avec précision et en temps opportun. D'après mon expérience, si une feuille de temps comporte des chiffres qui se terminent majoritairement par 5 ou 0, le membre de l'équipe les invente.

Créer de bonnes habitudes est la manière dont ces données sont collectées. Cela doit sembler faire partie intégrante du processus et se produire à chaque fois sans faute.

Conclusion

Tous les chefs d’entreprise chevronnés vous le diront : « on ne peut pas gérer ce qu’on ne mesure pas ». C'est 100% précis.

Prendre le temps de collecter, trier, représenter graphiquement et analyser les points de données clés de votre entreprise est une étape essentielle pour maintenir votre entreprise en bonne santé et en croissance.

Les données de performance aident un leader à prendre des décisions éclairées. Sinon, vous ne faites que deviner.